Política de Tratamiento de Datos y Privacidad

Versión: 1.0.0 Última Actualización: May 19, 2024 a las 1:18 pm COT Publicada en May 19, 2024 a las 2:30 pm COT

Introducción

PTApp es una herramienta fácil y confiable para monitorear la calidad y cantidad de agua en cada etapa y proceso de una planta de tratamiento de agua potable, permitiendo tomar decisiones informadas y ejecutar acciones que prevengan anomalías en el funcionamiento o corrijan una operación inadecuada del sistema, con el objetivo de suministrar todo el tiempo agua potable apta para el consumo humano a los usuarios finales del sistema y garantizar altos estándares de calidad en la prestación del servicio.

PTApp ofrece la posibilidad de generar reportes gráficos del comportamiento de los parámetros de calidad y cantidad del agua monitoreados en cada punto crítico de control y facilitar la administración de la producción de agua, la aplicación de insumos químicos necesarios para el tratamiento o las actividades rutinarias de mantenimiento preventivo y correctivo que puedan realizar los operarios en el desarrollo de sus turnos.

Estos términos se aplican a los Servicios proporcionados por la aplicación web PTApp (Aplicación Web) en https://app.ptapp.com.co y las aplicaciones móviles Android, iOS y/o PWA, denominadas colectivamente "Aplicaciones".

Actualmente, PTApp no cuenta con apps móviles.

Definiciones básicas

1. Cuando en estos términos usamos las palabras "nosotros", "nuestro" o "nosotros" (ya sea en mayúsculas o no), nos referimos a CODESCRUM S.A.S., una compañía de desarrollo de software con sede en Colombia, con su sede comercial principal en Calle 6 # 2-11, Popayán, Cauca, Colombia. CODESCRUM S.A.S. es la entidad legal detrás de PTApp.

2. Las palabras en mayúscula "Sitio Web" se refieren a nuestro Sitio Web en https://ptapp.com.co.

3. Las palabras en mayúscula "Aplicación" o "Aplicaciones" se referirán a una o todas las siguientes:
   a. La aplicación web PTApp (Aplicación Web) en https://app.ptapp.com.co y/o;
   b. las aplicaciones móviles Android / iOS y/o;
   c. las aplicaciones de software Progressive Web App (PWA).
   Todas las Aplicaciones anteriores estarán bajo el mismo nombre comercial (es decir, PTApp) con nosotros como desarrolladores en las tiendas de aplicaciones móviles apropiadas (App Store o Google Play). A la fecha, no se ofrecen apps móviles.

4. Las palabras "tú", "usted" (en mayúscula o no) se referirán a uno de los siguientes:
   a. La organización que representa legalmente (es decir, "su organización").
   b. La organización a la que pertenece, cuando dicha organización lo inscribe en nuestros Servicios. (es decir, "su organización").
   c. Usted mismo como individuo que pertenece a una organización, cuando dicha organización está representada por usted mismo como individuo o dicha organización lo inscribe en nuestros Servicios. En este caso usted pasa a ser un "Usuario" del Servicio.

5. La palabra "usuario" (en mayúscula o no) se referirá a una persona que está usando los Servicios en el marco de una (o varias) Cuenta(s) Organizacional(es).

6. Las palabras en mayúsculas "Servicios" o "Servicio" se refiere a las características, capacidades, utilidades e información puesta a su disposición mediante el uso de nuestras Aplicaciones.

7. Las palabras en mayúsculas "Cuenta Organizacional" se refieren a la cuenta que se crea en nuestras Aplicaciones que representa a su respectiva organización.

8. Las palabras "sus usuarios" (en mayúsculas o no) se refieren a los usuarios que usted elige inscribir para usar nuestros Servicios dentro de su Cuenta Organizacional, esto puede incluir otros administradores, gestores, supervisores, operarios, ingenieros, y/o en general, cualquier rol de usuario que nuestras Aplicaciones tengan definidos.

9. Las palabras "nuestros usuarios" (en mayúscula o no) se refieren en general a todos los usuarios inscritos en todas las Cuentas Organizacionales en nuestro Servicio.

10. Las palabras "PTApp" se referirán al Servicio y/o las Aplicaciones para facilitar la lectura del presente documento.

Terminología

• Dato(s) Personal(es): es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales.

• Dato(s) Privado(s): es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular del dato.

• Dato(s) Público(s): son los datos relativos al estado civil, profesión u oficio y a la calidad de comerciante o de servidor público de una persona. Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

• Dato(s) Semiprivado(s): es el dato que no es íntimo, reservado, ni público, cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la política en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.

• Dato(s) Sensible(s): son los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político, entre otros.

• Autorización: es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que se lleve a cabo el Tratamiento de tus Datos Personales.

• Base de Datos: es el conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, por sí mismo o en asocio con otros, es el que decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.

• Titular: eres tú la persona natural cuyos Datos Personales estás suministrando y serán objeto de Tratamiento.

• Tratamiento: es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre tus Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Usuario: Es la persona que ingresa a PTApp para buscar, registrar o consultar información de su interés.

¿Quién es el encargado del tratamiento de mis datos personales?

Los encargados de tus datos personales en PTApp https://app.ptapp.com.co en Colombia, seremos nosotros, la empresa de desarrollo de software CODESCRUM S.A.S. identificada con NIT. 900418251-2.

Estamos ubicados en Popayán, Cauca, Colombia, exactamente en la Calle 6 # 2-11. Si deseas comunicarte con nosotros respecto de alguna inquietud, puedes escribirnos al correo electrónico dpo@ptapp.com.co, no olvides mencionar que es un asunto relacionado con PTApp.

Nuestras obligaciones como encargados de tus datos

Utilizaremos tu información única y exclusivamente para cumplir con las funciones y obligaciones, procedentes de diversas operaciones realizadas a través de la comercialización y/o operación de PTApp o de manera presencial en eventos de divulgación o capacitación, así como con las relaciones jurídicas que existen con nuestros empleados, directivos y dependientes. A su vez, se dispondrá de dicha información para fines estadísticos, de mercadeo, de contacto, envío de documentación, información, promociones, eventos propios o de nuestros aliados o notificaciones, entre otros, salvo que manifiestes expresa o verbalmente que se te excluya de dichas comunicaciones o se eliminen, rectifiquen o supriman tus datos de nuestra Base de Datos.

Al momento de realizar cualquier tipo de actividad con nosotros, ya sea presencial o a través de medios electrónicos, debe manifestar expresa o tácitamente tu consentimiento para el manejo de tu información. El consentimiento debe ser libre, previo, expreso e informado por tu parte en calidad de Titular de los Datos Personales para el Tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la Ley.

Actualmente, manifiestas la autorización para el tratamiento de tus datos personales cuando aceptas los Términos de Servicio y esta Política de Privacidad disponibles al momento de registrar tu cuenta o utilizar PTApp por primera vez o al momento de ser registrado por cuenta de un usuario autorizado por tu organización.

¿Cuándo no es necesaria la autorización para el tratamiento de tus datos personales?

• Cuando dicha información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones constitucionales o legales.

• Cuando medie una orden judicial que lo así lo ordene.

• Ante eventos de urgencia médica y/o sanitaria.

• Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

• Datos relacionados con el registro civil de las Personas.

• Los demás establecidos por la Ley.

¿Cuáles son tus derechos como titular de datos personales?

• Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la eliminación de tus Datos Personales de nuestras bases de datos.

• Ser informado de los usos que se le están dando a tus Datos Personales.

• Presentar quejas y reclamos ante nosotros y las entidades correspondientes.

• Recibir respuesta de una manera clara y completa.

• Revocar la autorización que anteriormente nos suministraste para el Tratamiento de tus Datos Personales.

• Los demás establecidos por la Ley.

¿Cuáles son nuestros deberes frente a tus datos personales?

• Solicitar la autorización para el tratamiento de tus Datos Personales e informarle el uso que se le darán a los mismos.

• Reconocerte el ejercicio del derecho fundamental de habeas data.

• Tratar la información de manera segura, protegiéndola con medidas comercialmente razonables para impedir su pérdida, manipulación, adulteración o uso fraudulento.

• Actualizar o rectificar la información cuando lo solicites, o idealmente, entregándote una forma por la cual puedas hacerlo tú mismo(a).

• Los demás establecidos por la Ley.

¿Cuáles son los deberes del responsable de tus datos?

El responsable del tratamiento de datos personales, debe cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

Solicitar y guardar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, cuando haya lugar a su solicitud de autorización.

Informar oportunamente al titular de la información sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten, cuando haya lugar a su solicitud de autorización y dar respuesta a los requerimientos de información del titular sobre el tratamiento de sus datos.

Mantener con estrictas medidas de seguridad la información y bases de datos personales, a fin de impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento de la información personal sea clara, veraz, completa, exacta, actualizada, y comprobable.

Actualizar la información, notificando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente los datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

Exigir al encargado del tratamiento de los datos la seguridad y privacidad de la información del titular en todo momento.

Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley y en las normas que lo reglamentan.

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

¿Cómo ejerzo mis derechos de habeas data?

Debes dirigir tu solicitud a nosotros. o nuestros Responsables mediante correo electrónico enviado a: dpo@ptapp.com.co, identificándote plenamente como Titular de los Datos Personales, describiendo de forma detallada los hechos que están dando lugar a tu solicitud y adjuntando los documentos que respaldan tu solicitud.

Si evidenciamos que tu solicitud está incompleta, te realizaremos una solicitud de información adicional dentro de los cinco (5) días calendario siguientes a la recepción de tu solicitud para que la complementes. Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento por nuestra parte sin que presentes la información adicional, se entenderá que has desistido de tu solicitud y deberás volver a presentar una nueva.

Una vez recibida la solicitud completa, incluiremos en el registro de tu contacto una leyenda referente a “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que tu solicitud sea decidida.

El término máximo para responder tu solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que recibimos tu solicitud. Cuando para nosotros no fuera posible atender tu solicitud dentro de dicho término, se te informará los motivos de la demora y la fecha en que responderá tu solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Y finalmente, en último caso, podrás presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Recuerda que sólo podrás presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez hayas agotado el trámite de solicitud por el conducto regular expuesto anteriormente.

¿Qué tipo de información recopilamos?

PTApp sólo recopila información básica de sus usuarios, no recopila información sensible.

Toda la demás información que recopila PTApp no es de carácter personal sino operativa y por ende, no está sujeta a esta política, sino a lo dispuesto en los Términos de Servicio (documento aparte).

Los datos personales básicos que recopilamos son:

1. Nombre(s)

2. Correos electrónicos (emails)

3. Teléfonos de contactos (teléfonos)
   ¿Cómo usamos esta información?

La información básica se recopila con las finalidades de:

1. Presentar información relevante para tu organización.

2. Verificar información para el uso de PTApp.

3. Enviar notificaciones relevantes al servicio prestado por PTApp.

4. Mantener a nuestros usuarios informados de cambios en PTApp y de otra información relevante para sus cargos.

¿Cómo protegemos tu información?

1. Resguardamos tu información en tránsito al encriptarla a través de transmisión segura TLS/SSL entre tus dispositivos y nuestros servidores. Puedes verificar esto al notar el candado en tu barra de navegación y el uso de "https" en tu navegador.

2. Firewall de aplicaciones a nivel de HTTP.

3. Utilizamos las mejores prácticas en ingeniería de software para evitar el acceso no autorizado a los datos en múltiples niveles, incluyendo pero no limitándose a:

Uso estricto de TLS/SSL. Autorización explícita en cada petición al servidor. Salteado y cifrado de contraseñas. Nulificación de sesiones en caso de detectarse incongruencias de sesión. Partición organizacional en bases de datos diferentes a nivel lógico.

¿Cómo o con quién se comparte ésta información?

La información personal sólo se compartirá con las partes con los que PTApp se relacione para los fines detallados en la autorización de esta política y con el personal que dentro de tu organización tenga la autorización, roles y permisos para el uso de nuestros servicios, y adicionalmente en los casos excepcionales que establece la Ley.

En ningún caso nos hacemos responsables por la información que nuestros clientes exporten por fuera de PTApp, ya sea en formatos físicos o digitales (por ejemplo, archivos CSV, pantallazos, información copiada/pegada en documentos, correos u otras comunicaciones, etc.). Esta información no puede ser resguardada por nuestra parte y por lo tanto no nos es posible hacernos responsables de su utilización o perjuicios que pueda llegar a causar.

¿Cómo le notificaremos sobre los cambios que se efectúen en esta política?

Esta política estará siempre disponible en nuestro Sitio Web https://ptapp.com.co para que la puedas consultar en cualquier momento.

En caso de modificaciones significativas de esta política se notificará mediante correo electrónico a los administradores de las Cuentas Organizacionales o a través de notificaciones en la interfaz de PTApp con razonable antelación para que pueda revisar y decidir acerca de dichos cambios. En el caso de no desear aceptar dichos cambios, podrás descargar tus datos o suprimirlos de acuerdo a los mecanismos que en la misma se establecen para este fin.

Con "modificaciones significativas" nos referimos a aquellas que extiendan el alcance general del uso de tus datos o modificaciones importantes debido al cambio de legislación aplicable.

Tratamiento de datos sensibles

No se tratan datos de carácter sensible en PTApp.

Autorización del tratamiento

Al aceptar esta política, tú como Titular de tus Datos Personales aceptas el Tratamiento de éstos por parte nuestra con la finalidad de cumplir con las funciones y obligaciones procedentes de las operaciones realizadas en la comercialización y/o operación de PTApp. Aceptas que tus Datos Personales se usen para fines estadísticos, de mercadeo, de contacto, envío de documentación, información, promociones, eventos propios nuestros o de nuestros aliados, o notificaciones, entre otros, salvo que manifiestes expresa o verbalmente que se eliminen, rectifiquen o supriman de nuestras Bases de Datos mediante los mecanismos que en nuestra política y la Ley se establecen.

Nosotros garantizamos los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre en el tratamiento de tus Datos Personales, y en consecuencia todas nuestras actuaciones se basarán en los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Todas las personas que en el ejercicio de nuestras actividades comerciales nos suministren cualquier tipo de información o Dato Personal, podrán conocerlo, actualizarlo y rectificarlo, es decir, ejercer tus derechos de habeas data, este es el principal objetivo de nuestra política.

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte nuestros funcionarios o empleados, así como de los contratistas y terceros que utilicen o se afilien con PTApp.

Dado que nuestro Servicio es para organizaciones, estas a su vez se declaran como Responsables del Tratamiento de Datos Personales en el momento de crear o gestionar sus respectivas Cuentas Organizacionales a través de PTApp y tienen sus propias responsabilidades con sus empleados o contratistas.